Notice: woocommerce_get_page_id er foreldet siden versjon 3.0! Bruk wc_get_page_id isteden. in /home/3/i/insights/www/wp-includes/functions.php on line 3853

God Service i hele organisasjonen

Hvilke avdelinger har behov for et saksbehandlingssystem?

Når du hører ordet «servicedesk» tenker du kanskje, som de fleste, på verktøyet en IT-avdeling bruker for å håndtere henvendelser fra sine kolleger: «Jeg trenger ny PC», «Printeren i 2. etasje virker ikke», «jeg har glemt passordet mitt», «nå er den sånn igjen…»

Det er flere avdelinger som mottar henvendelser fra de ansatte, samtidig som det dessverre ofte bare er IT-avdelingen som har et godt system for håndteringen av henvendelsene. Å yte god service gjelder ikke bare for IT-avdelingen. Alle som svarer på henvendelser i sin hverdag yter service – og den bør være god.

Listen over avdelinger med behov for et system for håndtering av henvendelser er lang. Et utdrag kan være:

  • En HR-avdeling håndterer som regel nyansettelser, avganger, permisjoner, endring av stillinger og avvik. I tillegg besvarer de spørsmål om ferie, fravær, lover og regler.
  • En vaktmester har en allsidig jobb med henvendelser om alt fra tette sluk til lys som ikke lyser, en heis som fusker, glatt inngangsparti og forsøpling på parkeringsplassen.
  • En økonomiavdeling håndterer ofte avtaler, bestillinger, fakturering, betalinger, lønn, feriepenger og spørsmål rundt dette.
  • En kantine håndterer i tillegg til det daglig brød kanskje også henvendelser om overtidsmat, møteromsmat og en og annen klage.
  • Et sentralbord / servicetorg får en rekke henvendelser som ofte skal rutes videre til rett person eller avdeling.

Sakshåndtering og oppgavefordeling på e-post og gule lapper er ingen god løsning – uansett hvilken avdeling det gjelder! Saker fra ansatte (både innkommende e-poster og fra selvbetjeningsportal) bør automatisk bli tildelt rett team og alle i teamet skal kunne se sine teamsaker. All kommunikasjon blir samlet på saken. Slik sørger du for at ingen saker blir glemt, og du unngår tidkrevende dobbeltarbeid. Andre nyttige funksjoner ved et godt saksbehandlingssystem er:

  • Automatisk varsling til saksbehandler ved saksendringer, oppgavefordeling og utløp av eventuelle tidsfrister gir full kontroll.
  • En mobil app for saksbehandlere «på farten» sørger for fleksibilitet.
  • God rapportering som sørger for at du kan planlegge og jobbe proaktivt.

Selvbetjening for alle

Tenk hvor enkelt det faktisk kan være for hver avdeling å skulle yte god service – under den forutsetning at de alle har rett verktøy å benytte seg av: At for eksempel en ansatt kunne gå inn i én selvbetjeningsportal og melde fra om feil, gjøre bestillinger og stille spørsmål – til alle avdelinger. Med visshet om at saken vill bli tatt hånd om. Med mulighet for å følge og oppdatere sakene underveis – På ett og samme sted. At alle avdelinger kan lage sine ulike skjemaer for innmelding av saker, slik at all nødvendig kommunikasjon blir med første gangen burde vært standard prosedyre. Det kan det også være!

God service – enkelt og greit!

Pureservice Servicedesk har tatt alt dette i betraktning fra den dagen servicedesken så dagens lys. For å oppnå god service gjennom hele organisasjonen å fort som mulig er det viktig for oss at løsningen kan installeres på kun et par dager – deretter er det bare å sette i gang.

Alle som besvarer henvendelser i hverdagen yter service. Gjør det enkelt for alle og sørg for god service i hele organisasjonen!

Thomas Fjeldheim

About Thomas Fjeldheim

Etter snart 20 år i it-bransjen vet Thomas hva som skal til for å få mest ut av din it-investering: Han brenner for en enklere servicedesk. Servicedesken fra Pureservice kan med sin visuelle enkelhet løse komplekse utfordringer for selv store virksomheter og bidra til rask verdiskapning for kundene. «Det enkle er ofte det beste», sier Thomas i den viten om at brukervennligheten og den skjulte kompleksiteten som ligger bak er nøkkelen til din suksess.

Har du spørsmål eller ønsker mer informasjon?

Kontakt oss her!

Ditt navn (obligatorisk)

E-post (obligatorisk)

Ditt spørsmål til oss