Deprecated: Function create_function() is deprecated in /home/3/i/insights/www/wp-content/themes/salient/functions.php on line 3804

Deprecated: The each() function is deprecated. This message will be suppressed on further calls in /home/3/i/insights/www/wp-content/plugins/js_composer_salient/include/classes/core/class-vc-mapper.php on line 72
Fra "Mailhelvete" til "Inbox Heaven" - Syscomworld
Notice: woocommerce_get_page_id er foreldet siden versjon 3.0! Bruk wc_get_page_id isteden. in /home/3/i/insights/www/wp-includes/functions.php on line 3888

inbox

Dette har du garantert kjennskap til: Et par minutter etter vekkerklokka ringer sjekker du innboksen på telefonen med det øyet som er mest våkent: Oisann, der var det jammen kommet inn et par mail i løpet av nattens mulm og mørke! Du kommer deg etterhvert ut døra, passe heseblesende så klart, med snuta rettet mot arbeidsplassen. Tar du tog, buss eller bane er du nok innom innboksen noen ganger til innen du har nådd din destinasjon. Et par-ti mail til, ja. Inn døra på kontoret og rett i møte – mailene fortsetter å tikke inn og nå øker mengden betydelig. Folk er i farta. De er på jobb og forventer din tilbakemelding ASAP!

Når du på etter eller annet tidspunkt setter deg ned med en pen bunke møtenotater og et par tomme kaffekrus er det ikke lett å vite hvordan du skal begynne. Rettere sagt: Hvordan du skal unngå å miste motet før du i det hele tatt kan begynne.

Hvordan vite hvilke henvendelser som haster mest uten å ha lest gjennom hver enkelt av dem, og vedleggene som eventuelt måtte følge med? Hvordan vite om det er du som er rett person til å besvare henvendelsen? Hvordan vite om det er andre som har tatt tak i henvendelsen mens du satt i møte (Kristin og Magnus har hjemmekontor begge to, og INGEN svarer på mail eller telefon!)?

Unngå å drukne i mail – lær deg å surfe!

Slik skal det ikke være i år 2016. Ærlig talt! Du skal komme på jobb, åpne innboksen i den viten om at dagen er tilrettelagt allerede ved at du vet hva du skal ta tak i først, hva andre saksbehandlere allerede har tatt tak i, hvem som eier de ulike henvendelsene og hvilke tidsfrister du har å forholde deg til. Et saksbehandlingsystem som tydelig viser oppdateringer fra andre saksbehandlere eller kunden/brukeren oppdateres automatisk etter hvert, selvfølgelig.

Slik skal det være. Du skal ikke være innboksens sekretær, men omvendt. Den skal legge til rette for at du skal gjøre det du faktisk skal, kan og er best på: Svare på henvendelser innen ditt ekspertiseområde og med det yte den beste service som bare du kan!

Mengden mail reduseres ikke, men det er heller ikke meningen. Sakens kjerne består i at du skal sitte igjen med en innboks som er tilrettelagt for deg og andre i din rolle. Saksbehandling og håndtering av mail med full oversikt og kontroll. Ikke la deg tynge av alle mailene, men sett din lit til at «sekretæren» sorterer og kategoriserer slik at et blikk på inboxen ikke gir deg følelsen av å drukne, men i stedet lar deg surfe gjennom arbeidsdagen i den visshet om at alle henvendelser er sett, notert, registrert, tildelt, kategorisert og fulgt opp i henhold til de frister som er satt.

På tide å oppgradere «sekretæren» din, kanskje?

 

Terje Burum

About Terje Burum

Terje har de siste 20 årene jobbet med løsninger innen Service Management, Infrastructure Management, it-sikkerhet, og samhandlingen mellom disse. Terjes mål er å forstå hva som driver forretningen/organisasjonen og levere løsninger, tjenester og integrasjoner for å forbedre og effektivisere hverdagen med gode verktøy.

Har du spørsmål eller ønsker mer informasjon?

Kontakt oss her!

Ditt navn (obligatorisk)

E-post (obligatorisk)

Ditt spørsmål til oss